La FatturaPA è un file creato in un preciso formato -  XML, peraltro non facilmente leggibile all'occhio umano e quindi da generare con specifici sofware - secondo uno schema predefinito che prevede l’indicazione di informazioni:

• da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente;
• indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), cioè attraverso l'unico canale ora ammesso per consegnare una fattura ad una qualunque pubblica amministrazione, gestito dall'Agenzia delle Entrate tramite Sogei.

 Il flusso telematico che contiene la fattura, redatta appunto secondo un preciso standard, deve essere inviato allo SdI che provvederà poi al suo smistamento all'ufficio destinatario e genererà ricevute sia di corretta presa in carico che di accetazione da parte della PA destinataria. Inoltre, il SdI, essendo l'aggregatore di tutte le fatture destinate a tutte le PA, consente al Ministero dell'Economia e delle finanze un costante monitoraggio della finanza pubblica.Per questo nella Fattura PA devono essere inserite le informazioni relative alla gara d'appalto, al mandato o comunque alla determina di spese adottata dall'ente destiantario.L'invio può avvenire per fattura o per lotto di fatture racchiuse in un file compresso, in formato zip.Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna secondo una specifica nomenclatura (i dettagli tecnici sono consultabili su sito www.fatturapa.gov.it).Ogni file FatturaPA trasmesso (ogni fattura deve essere firmata, non è però necessaria la firma sul file archivio) al Sistema di Interscambio deve essere firmato elettronicamente dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce:

• l’integrità delle informazioni contenute nella fattura;
• l’autenticità dell’emittente;

 Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

• Posta Elettronica Certificata (PEC);
• Invio via web;
• Servizio SDICoop - Trasmissione;
• Servizio SDIFTP;
• Servizio SPCoop - Trasmissione.

 Dopo aver trasmesso un file FatturaPA è possibile visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del file presso il Sistema di Interscambio. La visualizzazione dei file messaggio relativi ai file FatturaPA emessi o trasmessi, oltre all'emittente, è consentita ai Gestori degli Incaricati già definiti in ambito Entratel.Al termine del processo, la fattura deve essere conservata in foramto elettronico per il periodo previsto dalla normativa fiscale, secondo gli standard previsti dalla cosnervazione sostitutiva.